標準的な購入手続き



1.事前手続き

(1) 取引申込み

当社に新規に製品を納入することを希望される場合は、資材部へお申し出ください。その場合は、貴社の会社案内・経営状況を示すもの、製品および技術データなどにより、貴社自身および製品について説明してください。それらが、当社の購買の基本方針に照らして十分に意義があることおよび貴社との取引が当社にとって有益であることを説明していただくことが重要です。
説明していただいた貴社および貴社の製品に関する情報は「製品・取引先情報」として蓄積管理され、見積依頼先の検討時に活用させていただきます。
なお、調達の時期・仕様などの調達条件が明確で、調達計画のある資機材に対する新規納入申込みの場合には、事前審査を行います。

(2) 事前審査

事前審査は貴社および貴社の納入希望製品について以下の観点で総合的に審査します。

  • 当社が購買を必要とするものであること。
  • 製品の品質、性能、既存設備との整合性、信頼性、安全性、納期の確実性、価格レベル、また、貴社の経営状態、供給能力、技術力、アフターサービス体制などが当社の要求水準を満たすこと。
  • 新規に購入するためのメリットがあること。

事前審査のために提出していただく資料は、前記の審査項目を説明する資料であれば様式を問いませんが、必要に応じて追加資料やサンプル等の提出およびこれらに関する説明をお願いする場合があります。
事前審査をパスした場合には、「見積依頼可能な取引先情報」として蓄積管理され、当該調達計画の見積依頼先検討に反映されます。
事前審査の結果については、ご要望があれば回答します。この場合、当社が機密情報と判断したものは除きます。

2.具体的な購買手続き

(1) 購入依頼

購入する資機材の規格・仕様や数量、納期等については、それらを使用する部門が決定します。資材部は、それらの部門からの購入依頼に基づいて購買活動を開始します。

(2) 見積依頼先検討

資材部は、「すでに購買実績のある取引先の情報」、「見積依頼可能な取引先の情報」および「製品・取引先情報」の中から見積依頼先を検討します。
見積依頼先検討は、購入する資機材の性能、既設設備との整合性、信頼度レベル、安全性等の要求品質、所要納期、規模、将来必要となるアフターサービスレベルと、取引先のそれらに対する提供能力および実績などを総合的に勘案して行います。
なお、見積依頼は複数の取引先による競争見積によることを原則としますが、工業所有権、安全性確保、既設設備との整合性および緊急性を要する場合など、必要な場合に特命での見積依頼を行うこともあります。

(3) 見積依頼および見積のご提出

見積依頼先として決定された取引先に対しては、原則として、当社の要求品質等を記載した購入仕様を添えて見積依頼を行いますので、見積および見積仕様を指定期限までにご提出してください。

(4) 技術検討

提出いただいた見積仕様については、資材部および使用部門が当社の要求する仕様を満たしているかどうかを検討しますので、これに合格することが必要です。その際に、当社は見積仕様の内容に追加・修正の要求を出すことがあります。

(5) 契約条件決定

提出された有効な見積のうち、価格・技術条件等を総合的に検討した結果、最優位の見積者と契約金額・そのほかの条件について交渉します。
契約条件については、双方合意のうえ決定します。
見積検討結果についてはご連絡します。この場合、当社が機密情報と判断したものは除きます。
なお、当社が調達する資機材のうち、特にガスの安定供給に関するものについては、同一仕様品について複数の取引先に対し発注する場合があります。

(6) 契約

取引は、原則として文書による契約に基づいて行います。(電子文書を含む)

(7) 納入、検査

契約上の納期は厳守していただきます。なお、細部の工程については、使用部門との間で調整されます。
納入された資機材については、使用部門による検査を受けて、これに合格しなければなりません。なお、重要なものについては、製作過程において中間検査を行うものもあります。

(8) 代金支払

代金は、契約に基づく支払条件に従って遅滞なく支払います。

その他

  1. 東邦ガス並びに取引先は、互いの機密情報を相手方の書面による了解なく第三者に開示することはできません。
  2. 資機材の納入が契約に基づく所定の納期より遅延した場合には、損害賠償の請求を行うことがあります。
  3. 契約等に関して紛争が生じた場合、日本法により解釈され、処理されることとします。

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